Zeitmanagement: Methoden ➜ Tools + 6 Tipps für Ihren Erfolg

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat?

Wir haben alle die gleichen 24 Stunden – warum also scheinen manche Menschen mehr mit ihrer Zeit anzufangen als andere? Die Antwort: gutes Zeitmanagement.

Zeitmanagement ist der Prozess der Organisation und Planung, wie Sie Ihre Zeit zwischen verschiedenen Aktivitäten aufteilen. Wenn Sie es richtig machen, arbeiten Sie nicht härter, sondern intelligenter, um in kürzerer Zeit mehr zu schaffen – auch wenn die Zeit knapp und der Druck hoch ist.

Im folgenden Artikel lernen Sie einige Methoden, Tools und Tipps kennen, um wieder die Kontrolle über Ihren Zeitplan zu übernehmen.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess der Organisation und Verwaltung Ihrer Zeit. Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Zeit zwischen Ihren wichtigsten Aktivitäten einzuteilen. Effektives Zeitmanagement bedeutet, dass Sie die Kontrolle über Ihre Zeit und Energie übernehmen. Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Zeit gewinnen, können Sie in kürzerer Zeit größere und bessere Ergebnisse erzielen, ohne sich zu stressen.

Das Ziel des Zeitmanagements besteht darin, die Zeit, die Sie für bestimmte Aktivitäten aufwenden, zu maximieren, damit Sie Ihre Ziele schneller erreichen. Die Vorteile des Zeitmanagements ermöglichen es Ihnen, die Zeit für unwichtige Arbeiten zu reduzieren und mehr Zeit für wichtige Arbeiten zu verwenden.

Zu den wesentlichen Fähigkeiten des Zeitmanagements gehören das Festlegen von Prioritäten, das Setzen von Zielen und das Delegieren von Aufgaben. Daneben ist es wichtig, die Zeit besser einzuteilen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich besser zu organisieren.

Möchten Sie wissen, wie man erfolgreicher Ziele setzen kann? Lesen Sie als Nächstes: Ziele setzen mit der SMART-Methode

Zeitmanagement: Vorteile

Die Fähigkeit, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, ist wichtig. Ein gutes Zeitmanagement führt zu mehr Effizienz und Produktivität, weniger Stress und mehr Erfolg im Leben. Hier sind einige Vorteile eines effektiven Zeitmanagements:

1. Vorteil: Mehr freie Zeit

Ein gutes Zeitmanagement sorgt dafür, dass Sie Ihre Zeit in Ihrem täglichen Leben maximal ausschöpfen können. Menschen, die ein effektives Zeitmanagement haben, genießen es, mehr Zeit für Hobbys oder andere persönliche Beschäftigungen zu haben. Wenn Sie mehr freie Zeit haben, können Sie Ihre Work-Life-Balance verbessern und sicherstellen, dass Sie etwas Zeit für sich selbst und mehr Entspannung übrig haben.

2. Vorteil: Verbesserte Selbstdisziplin

Wenn Sie sich im Zeitmanagement üben, können Sie Ihre Selbstdisziplin verbessern, indem Sie sich an einen Zeitplan halten. Sie trainieren sich selbst, das zu tun, was Sie sich vorgenommen haben.

Wenn Sie beispielsweise die Angewohnheit haben, Ihre Aufgaben am Ende des Tages überstürzt zu erledigen, können Sie sich an Ihren Zeitplan halten, um Ihre volle Aufmerksamkeit und Energie darauf zu verwenden, Ihre Arbeit mit dem richtigen Maß an Aufmerksamkeit und Überlegung zu erledigen.

3. Vorteil: Schnelleres Erreichen von Zielen

Ein großer Teil des Zeitmanagements besteht darin, sich selbst Ziele zu setzen. Wenn Sie sich angewöhnen, sich kleine Ziele zu setzen und diese dann zu erreichen, können Sie die Zeit, die Sie zum Erreichen dieser Ziele benötigen, verkürzen. Dadurch sind Sie in der Lage, Aufgaben oder Projekte schneller abzuschließen, was auch Ihre Produktivität erhöht.

4. Vorteil: Stressabbau

Das Erstellen und Befolgen eines Aufgabenplans reduziert Ängste. Wenn Sie die Punkte auf Ihrer To-Do-Liste abhaken, können Sie sehen, dass Sie greifbare Fortschritte machen. So vermeiden Sie, dass Sie sich gestresst fühlen, weil Sie sich Sorgen machen, ob Sie die Dinge auch wirklich erledigen.

5. Vorteil: Bessere Konzentration

Wenn Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, können Sie sich besser konzentrieren, während Sie arbeiten. Indem Sie einem Projekt oder einer Aufgabe eine bestimmte Zeit zuordnen, verhindern Sie, dass Sie zu viele Aufgaben auf einmal erledigen müssen, da jede Aufgabe seinen eigenen Zeitraum hat.

6. Vorteil: Höheres Selbstvertrauen

Wenn Sie sich im Zeitmanagement üben, können Sie Ihr Selbstvertrauen durch positive Selbstbestätigung stärken. Wenn Sie jeden Tag einen Zeitplan mit Aufgaben oder eine kleine Liste mit Zielen abarbeiten, können Sie sich durch die Erledigung von Aufgaben zufrieden fühlen und mehr Vertrauen in Ihre Arbeitsfähigkeiten gewinnen.

7. Vorteil: Verbesserte Qualität der Arbeit

Wenn Zeitmanagement zur Gewohnheit wird, können Sie mehr Zeit damit verbringen, die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern, weil Sie für jede Aufgabe Zeit eingeplant haben. Das gibt Ihnen auch die Zeit, alle Aspekte einer Aufgabe zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Sie sie richtig erledigen.

Zeitmanagement: Methoden

Im Folgenden finden Sie einige beliebte Methoden und Techniken, mit denen Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern können.

1. Methode: Eisenhower-Prinzip/Matrix

Diese Zeitmanagement-Methode wurde von Stephen Covey in seinem Bestseller „The 7 Habits of Highly Effective People“ bekannt gemacht. Benannt wurde sie nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, der für seine hohe Leistung und Organisation bekannt war. Präsident Eisenhower soll seine Verpflichtungen so geordnet haben, dass nur die wichtigen und dringenden Angelegenheiten auf seinen Schreibtisch kamen.

Die Eisenhower-Matrix nutzt dasselbe Prinzip, um die nicht dringenden und unwichtigen Aufgaben auf Ihrer Liste auszusortieren, die Sie dann delegieren oder gar beseitigen können.

Die Eisenhower-Matrix kann Ihnen helfen, wenn Sie:

• Schwierigkeiten haben, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, die Sie erledigen möchten
• viel zu tun haben, aber das Gefühl haben, dass Ihre Arbeit wenig Einfluss hat
• bei langfristigen Zielen keine Fortschritte machen
• unter Prokrastination leiden
• es Ihnen schwerfällt, „Nein“ zu sagen, wenn Sie um etwas gebeten werden
• es Ihnen schwerfällt, Aufgaben zu delegieren

Das Kernprinzip der Eisenhower Matrix ist die Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.

1. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch und erfordern Ihre Aufmerksamkeit. Es sind Aufgaben, bei denen Sie sich verpflichtet fühlen, sie zu erledigen. Wenn Sie sich auf dringende Aufgaben konzentrieren, sind Sie reaktiv, was dazu führen kann, dass Sie sich defensiv, gehetzt und eng fokussiert fühlen.
2. Wichtige Aufgaben tragen zu Ihrer langfristigen Mission, Ihren Werten und Zielen bei. Sie bringen möglicherweise keine unmittelbaren Ergebnisse (und sind daher leicht zu vernachlässigen). Manchmal sind wichtige Aufgaben auch dringend – aber normalerweise nicht. Wenn Sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, können Sie sich ruhig, rational und offen für neue Ideen fühlen.

Wenn Sie wichtige Aufgaben lange genug aufschieben, können sie dringend werden.

Die Eisenhower Matrix ist in vier Bereiche unterteilt:

• Quadrant 1: Wichtig und dringend / Tun (sollten nicht delegiert und so schnell wie möglich bearbeitet werden)
• Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend / Planen (sind konkret an bestimmte Ziele gekoppelt)
• Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig / Delegieren (bedürfen nicht Ihre aktuelle Aufmerksamkeit)
• Quadrant 4: Nicht wichtig & nicht dringend / Beseitigen (sollten nicht weiter verfolgt werden)

2. Methode: Die ALPEN-Methode

Der Name erinnert an die Gebirgskette in Europa und für manche ist sie tatsächlich der Gipfel der Selbstorganisation: die ALPEN-Methode. Dieser Begriff beschreibt eine einfache Technik, die sich großer Beliebtheit erfreut und Ihnen hilft, Ihr Zeitmanagement – oder anders gesagt: Ihr Selbstmanagement – optimal zu strukturieren.

Der Ansatz wurde von dem Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Prof. Lothar J. Seiwert entwickelt. Bei der Methode konzentriert sich der Anwender auf eine pragmatische Tagesplanung und das konsequente Setzen von Prioritäten. Und sie erfordert nur etwa fünf Minuten Planung pro Tag.

Das Akronym A-L-P-E-N steht für deutsche Begriffe zu fünf jeweiligen Aktivitäten:

• A – Aufgaben notieren. Schreiben Sie alle anstehenden Aktivitäten auf, von Besprechungen über dringende E-Mails bis hin zu Kundenterminen.
• L – Länge schätzen. Im nächsten Schritt weisen Sie allen anstehenden Aufgaben eine geschätzte Dauer zu. Zum Beispiel 30 Minuten für Besprechungen, 15 Minuten für E-Mails. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Zeit effizient und die Produktivität steigt spürbar.
• P – Pufferzeit planen. Rechnen Sie mit unvorhersehbaren Zeitverlusten. Schließlich besteht immer die Möglichkeit einer Unterbrechung, sei es ein krankgeschriebener Kolleg:in oder ein längerer Telefonanruf. So können Sie z.B. 20 % Pufferzeit und weitere 20 % für soziale Aktivitäten wie Kaffeepausen und Gespräche mit Kolleg:innen einplanen.
• E – Entscheidungen treffen. Schauen Sie sich Ihren Plan noch einmal genau an. Ist es überhaupt möglich, Ihr Arbeitspensum mit 60% Ihrer Zeit zu bewältigen? Welche Aufgaben sind dringend und welche können auf morgen verschoben werden? Was könnte delegiert werden? Das Eisenhower-Prinzip kann bei der Prioritätensetzung helfen.
• N – Nachkontrolle. Überprüfen Sie nach der Arbeit, ob Ihre Schätzungen aufgegangen sind. Diese Methode lebt von Erfahrungswerten; nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Und wenn Sie schon dabei sind, können Sie auch gleich den Plan für den nächsten Arbeitstag erstellen.

3. Methode: Die ABC-Methode

Bei der ABC-Methode für das Zeitmanagement werden Ihre Aufgaben in die Kategorien A, B und C eingeteilt.

Sehen Sie sich diese Bezeichnungen der ABC-Analyse einmal genauer an:

1. Eine A-Aufgabe ist jede Arbeit, die mit höchster Dringlichkeit erledigt werden muss, wie z.B. Projekte mit Fristen.
2. Ihre B-Aufgabe ist eine Arbeit, die nicht unbedingt mit einer Frist verbunden ist, aber so schnell wie möglich erledigt werden muss. Dazu können Aufgaben wie die Archivierung abgeschlossener Projekte gehören.
3. Die C-Aufgabe schließlich ist die unwichtigste Aufgabe in Ihrem Zeitplan. Ihre C-Aufgabe ist im Allgemeinen von geringer Bedeutung und sollte erledigt werden, wenn die Zeit dafür vorhanden ist.

Da jeder in der Regel unterschiedliche Zeiten hat, in denen man am produktivsten ist, ist es am besten, die wichtigeren Aufgaben in Bezug auf seine eigenen „goldenen Stunden“ zu kategorisieren.

Hinweis: Die ABC-Methode wird manchmal auch ABCDE-Methode genannt, da einige Aufgaben nicht nur in die Kategorien A, B oder C passen.

4. Methode: Eat-The-Frog-Prinzip

Für den Selbsthilfe-Guru Brian Tracy ist dieses Zitat eine treffende Metapher für effektives Zeitmanagement. In Brian Tracys populären Selbsthilfe-Buch von 2001 „Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time“ geht Tracy von einer einfachen Prämisse aus: Sie sollten jeden Morgen die schwierigste und wichtigste Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste in Angriff nehmen.

Für Tracy ist ein „Frosch“ nicht nur eine Aufgabe, die Sie wahrscheinlich vermeiden wollen, sondern auch eine, die den größten positiven Einfluss auf Ihr Leben haben wird. Er geht davon aus, dass Sie, wenn Sie von Aufgaben überwältigt sind, instinktiv dazu neigen:

• Szenario A: Sie schieben die großen und wichtigen Dinge so lange auf, bis sie sich aufdrängen und furchtbar werden.
• Szenario B: Sie erledigen zuerst all die kleinen, lästigen, nervigen Aufgaben, um sie einfach hinter sich zu bringen.

Beide Vorgehensweisen sind nach Tracys Meinung falsch. Wenn Sie beides tun, treten Sie nutzlos auf der Stelle, anstatt sich vorwärts zu bewegen. Stattdessen sollten Sie sich auf die Wirkung konzentrieren. Und so geht’s:

1. Werden Sie sich über Ihr größtes Ziel im Klaren. Was wollen Sie am meisten erreichen? (Definieren Sie Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren)
2. Schreiben Sie Ihr Ziel auf.
3. Setzen Sie eine Frist.
4. Erstellen Sie eine Liste mit allen Dingen, die Sie tun müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.
5. Ordnen Sie diese Liste nach ihrer Priorität. Was steht an erster Stelle? Das sind Ihre Frösche!
6. Werden Sie sofort aktiv! Wenn Sie mehr als einen Frosch haben, „essen“ Sie den hässlichsten zuerst.
7. Nehmen Sie sich vor, jeden Tag etwas zu tun, das Sie Ihrem Ziel näher bringt. Im Idealfall ist es das allererste, was Sie morgens tun. Auf diese Weise können Sie später am Tag auf das hinarbeiten, was am wichtigsten ist.

5. Methode: Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementstrategie, die es Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, die Sie in kleinere Intervalle aufteilen können. Es geht darum, die Konzentration zu verbessern, indem man sich auf die anstehende Aufgabe konzentriert und Pausen macht, um sich zu erholen. Pausen helfen auch, das hektische Erledigen einer Aufgabe zu vermeiden.

Der italienische Unternehmer Francesco Cirillo entwickelte die Pomodoro-Technik in den späten 1980er Jahren. Er nannte die Methode „Pomodoro“ – italienisch für „Tomate“ – nach einem tomatenförmigen Timer, den er während seiner Schulzeit zur Überwachung seiner Arbeit verwendete.

Dabei funktioniert die Pomodoro-Technik folgendermaßen:

1. Wählen Sie eine große oder kleine Aufgabe, die Sie erledigen möchten.
2. Stellen Sie sich einen Timer für 25 Minuten.
3. Arbeiten Sie ohne Unterbrechung, bis der Timer klingelt.
4. Machen Sie eine kurze Pause.
5. Wiederholen Sie die 25 Minuten Aufmerksamkeit für eine Aufgabe.
6. Machen Sie jedes Mal eine längere Pause – 20 bis 30 Minuten -, wenn Sie vier 25-minütige Pomodoro-Sitzungen absolviert haben.

6. Methode: Pareto-Prinzip (80-20-Regel)

Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem Ökonomen Vilfredo Pareto, ist eine Beobachtungstheorie, dass in einigen Fällen 80 % der Ergebnisse (z.B. abgeschlossene Aufgaben) mit 20% des Aufwands erreicht werden.

Bezogen auf das Zeitmanagement ist es demnach wichtig, große Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Das Ziel ist es, 80 % der ausstehenden Tätigkeiten mithilfe des 20-prozentigen Zeitaufwandes zu erledigen.

Weitere praktische Beispiele für das Pareto-Prinzip wären:

• 80 % Ihrer Verkäufe stammen von 20 % Ihrer Kunden.
• 80 % Ihrer Gewinne stammen von 20 % Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.
• 80 % der Entscheidungen in einer Besprechung werden in 20 % der Zeit getroffen.
• Wenn Sie die 20 % der am häufigsten gemeldeten Fehler beheben, beseitigen Sie auch 80 % der damit verbundenen Fehler und Abstürze.
• Sie tragen 20 % Ihrer Kleidung 80 % der Zeit und so weiter

Zeitmanagement: Tipps im Alltag

Im Nachfolgenden lernen Sie einige Tipps und Gewohnheiten kennen, die Sie in Ihren Alltag einbauen können, um ein gutes Zeitmanagement zu schaffen.

1. Tipp: Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser

Viele von uns sind Opfer von Zeiträuber, obwohl wir viel produktiver sein könnten. Was sind Ihre Zeiträuber? Verbringen Sie zu viel Zeit mit dem Surfen im Internet, dem Lesen von E-Mails, dem Posten auf Facebook, dem Schreiben von SMS oder mit persönlichen Anrufen?

In einer Umfrage von salary.com gaben 89 Prozent der Befragten zu, jeden Tag bei der Arbeit Zeit zu verschwenden:

• 31 Prozent verschwenden täglich etwa 30 Minuten
• 31 Prozent verschwenden täglich etwa eine Stunde
• 16 Prozent verschwenden etwa zwei Stunden täglich
• 6 Prozent verschwenden etwa drei Stunden täglich
• 2 Prozent verschwenden etwa vier Stunden täglich
• 2 Prozent verschwenden fünf oder mehr Stunden täglich

Das Aufzeichnen der täglichen Aktivitäten hilft Ihnen, sich ein genaues Bild davon zu machen, wie viel Zeit Sie für die verschiedenen Aktivitäten aufwenden, was der erste Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement ist.

2. Tipp: Führen Sie eine To-Do-Liste

Eine To-Do-Liste zu erstellen, scheint keine bahnbrechende Technik zu sein, aber es ist eine der besten Methoden, um produktiver zu werden. Die besten To-Do-Listen enthalten eine Vielzahl von Aufgaben: schnelle und dringende Aufgaben, die in 10 Minuten erledigt werden können, und größere, operative Aufgaben, die noch in Arbeit sind.

Eine feste Liste von Aufgaben hilft Ihnen dabei, sich bewusst zu machen, woran Sie arbeiten. Die Liste gibt Ihnen einen Überblick darüber, was Sie erledigen müssen – alle anderen Aufgaben sind zweitrangig – und wenn Sie einmal abschweifen, erinnert Sie ein kurzer Blick auf die Liste daran, was Sie tun sollten. Das Führen einer To-Do-Liste ermöglicht es Ihnen außerdem, eines der schönsten Vergnügen des Lebens zu genießen: sich vorzustellen, was Sie erreichen möchten, und sich dann daran zu machen.

3. Tipp: Legen Sie Prioritäten fest

Die Priorisierung Ihrer Aufgaben veranschaulicht Ihnen die Reihenfolge der Wichtigkeit Ihrer täglichen Aktivitäten und stellt sicher, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Wenn Sie Ihre Aufgaben in eine Rangfolge bringen, sollten Sie immer das priorisieren, was für Sie am wichtigsten ist. Finden Sie heraus, welche Aufgaben und Aktivitäten von hohem Wert sind und sich am positivsten auf Sie, Ihre Arbeit und Ihr Team auswirken werden.

4. Tipp: Bewältigen Sie Ablenkungen

Trotz unserer besten Absichten lassen wir uns alle ablenken. Von sozialen Benachrichtigungen bis hin zu gesprächigen Kolleg:innen – und dem sehr menschlichen Problem der Prokrastination. Wenn man bedenkt, dass es etwa 23 Minuten dauert, sich nach einer Unterbrechung wieder zu konzentrieren, summieren sich die produktiven Kosten unserer täglichen Ablenkungen schnell. Sie müssen also Ihre Ablenkungen effektiv verwalten, um Ihren Arbeitsfluss und Ihre Konzentration zu schützen.

Während einige Ablenkungen leicht zu erkennen sind, sind sich viele Menschen der zahlreichen Zwänge, die ihren Tag unterbrechen, nicht bewusst. Sobald Sie die Quelle identifiziert haben, können Sie Kontrollen einrichten, damit Sie entscheiden können, wann Sie Benachrichtigungen zulassen. Häufige Übeltäter wie E-Mail oder Meetings lassen sich mit Hilfe eines klaren Kommunikationsrahmens effektiv verwalten.

5. Tipp: Erstellen Sie Time Blocking

Ein strukturierter Zeitplan ist entscheidend dafür, dass Sie das, was Sie sich vorgenommen haben, auch tatsächlich schaffen. Er hilft Ihnen, das Zeitfenster für Ihre Arbeit zu schützen und setzt Sie unter einen gesunden Druck, diese auch tatsächlich zu erledigen.

Eine effektive Zeiteinteilung verhindert, dass eine Aufgabe den ganzen Tag in Anspruch nimmt und Sie kein Multitasking betreiben können. Viele von uns jonglieren mit mehreren Aufgaben gleichzeitig, weil sie glauben, dass sie so mehr schaffen. Tatsächlich ist aber das Gegenteil der Fall: Wir sind am produktivsten, wenn wir uns auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren.

Time Blocking ist im Wesentlichen ein durchdachter Ansatz, um Ihre verfügbaren Stunden, auf all die Dinge aufzuteilen, die Sie erledigen müssen. Legen Sie kleine Zeitabschnitte für Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Rückrufe fest und größere Zeitabschnitte für detailliertere, tiefgreifendere oder analytische Arbeiten.

6. Tipp: Verfolgen Sie Ihre Zeit

Letztendlich können Sie die Nutzung Ihrer Zeit nicht verbessern, ohne zu verstehen, wie Sie sie überhaupt nutzen. Die Erfassung Ihrer Zeit ist hier von grundlegender Bedeutung. Sie ermöglicht Ihnen Einblicke und Selbsterkenntnis, um wirksame Änderungen vorzunehmen, indem sie versteckte Zeitfresser aufdeckt, ineffiziente Prozesse hervorhebt und Ihre produktiven Muster aufzeigt. Sie können damit auch sicherstellen, dass Sie sich an Ihren Zeitplan halten, um zu sehen, wie Sie ihn einhalten.

Glücklicherweise müssen Sie nicht länger Zeit aufwenden, um die Zeit zu verstehen. Automatische Tracking-Apps können jetzt die schwere Arbeit für Sie übernehmen und zeichnen im Hintergrund jedes Detail auf, wie Sie Ihren Tag verbringen.

Zeitmanagement: Tools & Apps

Egal, ob es sich um einen Planer, ein Softwareprogramm oder eine Telefon-App handelt, der erste Schritt zur „physischen Verwaltung“ Ihrer Zeit besteht darin, die Investition und Planung Ihrer Zeit zu kennen.

Mit einem Softwareprogramm können Sie zum Beispiel ganz einfach Termine planen und sich im Voraus an Ereignisse erinnern lassen, was Ihr Zeitmanagement erleichtert.

1. Tool: Microsoft To Do

2015 kaufte Microsoft Wunderlist und ließ das Team an einer neuen To-Do-Listen-App arbeiten. Microsoft To Do ist das Ergebnis davon. Die Benutzeroberfläche ist minimalitisch und freundlich, das Hinzufügen von Aufgaben geht schnell und es gibt jede Menge weitere Zusatzfunktionen.

Aber das wirklich herausragende Merkmal ist die tiefe Integration in das Ökosystem von Microsoft. Outlook-Nutzer:innen können ihre Aufgaben aus dieser Anwendung mit Microsoft To Do synchronisieren, d.h. es gibt endlich eine Möglichkeit, Outlook-Aufgaben mit dem Handy zu synchronisieren.

2. Tool: Todoist

Todoist ist eine App auf dem Markt, die den Spagat zwischen Leistung und Einfachheit relativ gut schafft und dabei auf praktisch jeder Plattform läuft. Das ist ein starkes Verkaufsargument und wahrscheinlich der Grund, warum Todoist derzeit eine der beliebtesten To-Do-Listen ist.

Das Hinzufügen von Aufgaben geht erfahrungsgemäß auf allen Plattformen schnell, auch dank der natürlichen Sprachverarbeitung (geben Sie „Montag Milch kaufen“ ein und die Aufgabe „Milch kaufen“ wird mit dem nächsten Montag als Fälligkeitsdatum hinzugefügt). Sie können neue Aufgaben in Ihrem Posteingang ablegen und sie dann in entsprechende Projekte verschieben; außerdem können Sie Fälligkeitsdaten festlegen.

Todoist ist flexibel genug, um sich an die meisten Arbeitsabläufe anzupassen, aber nicht so kompliziert, dass es Sie überfordert. Und es kommen regelmäßig neue Funktionen hinzu: Sie können Projekte beispielsweise als Kanban-Tafel anzeigen und die Navigation in der App über die Tastatur ist nach den letzten Updates viel flüssiger. Alles in allem ist dies eine großartige Aufgabenlisten-App, die Sie ausprobieren können, insbesondere wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

3. Tool: Forest

Forest ist eine einzigartige Neuerfindung der Zeitmanagement-Apps. Diese einzigartige und unterhaltsame App hilft Ihnen dabei, konzentriert zu bleiben. Sie nutzt die Pomodoro-Technik, bei der die Arbeit in kurze Intervalle unterteilt wird.

Das Konzept ist einfach: Wenn Sie in dieser Zeit konzentriert bleiben, wächst Ihr virtueller Baum. Wenn Sie die Konzentration verlieren, wird der Baum sterben. Wie der Name der App schon sagt, können Sie mehrere Bäume wachsen lassen, um einen virtuellen Wald zu schaffen.

Dieses besondere Zeitmanagement-Tool macht nicht nur Spaß, sondern verstärkt auch die Notwendigkeit, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Richten Sie einen wunderschönen, farbenfrohen virtuellen Wald ein, der Ihnen beweist, dass Sie sich konzentrieren können!

Abschlusswort von Mentalwohl

Zeitmanagement bedeutet, Ihre Zeit intelligent zu organisieren – damit Sie sie effektiver nutzen können.

Zu den Vorteilen eines guten Zeitmanagements gehören eine höhere Produktivität, weniger Stress und mehr Möglichkeiten, die Dinge zu tun, die wichtig sind.

Es gibt verschiedene Tools zur Verbesserung Ihrer Zeitmanagementfähigkeiten. Sie können Ihnen dabei helfen, besser organisiert zu sein, Prioritäten zu setzen, Aufgaben angemessen zu planen und sie dann konzentriert und effizient zu erledigen.

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Quellenverzeichnis

• Covey, S. R., & Covey, S. (2020). The 7 habits of highly effective people. Simon & Schuster.
• Madore, K. P., & Wagner, A. D. (2019, March). Multicosts of multitasking. In Cerebrum: the dana forum on brain science (Vol. 2019). Dana Foundation.
• Tracy, B. (2017). Eat that frog!: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time. Berrett-Koehler Publishers.